Verteilte Macht verändert die Kommunikations- und Entscheidungsstrukturen. Teams führen Meetings durch und treffen nun Entscheidungen. Die Frage ist, wie synchronisiert sich ein Team effizient? Um die Egos unter Kontrolle zu halten, die Zusammenarbeit wertschätzend und partizipativ zu erleben, die Stimme jedes Mitarbeiters zu hören, die Gruppenintelligenz zu nutzen und Commitment zu erreichen, brauchen Gruppen einen moderierten Prozess für die Entscheidungsfindung. Neben demokratischen Modellen (häufig Konsens) haben sich das Konsent-Prinzip (Reaktionen, Fragen, Einwände), systemisches Konsensieren bzw. der konsultative Einzelentscheid (Ratschläge von Experten) herauskristallisiert. Widerstandsminimierung statt Zustimmungs-maximierung stehen dabei im Vordergrund.
Systemtheoretisch bestehen soziale Systeme aus Kommunikation. Konstruktive Kommunikationen sind die Voraussetzung für gelingende Selbstorganisation. Dazu zählen neben förderlichen Meeting- und Entscheidungspraktiken u.a.: